À l’ère du numérique, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers des solutions technologiques pour optimiser leur communication interne. Parmi celles-ci, l’intranet se distingue comme un outil clé permettant à la fois de centraliser les informations et de faciliter les échanges entre collaborateurs. Cependant, la mise en place d’un tel réseau requiert un certain investissement. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les différents coûts liés à la création d’un intranet afin de vous aider à mieux appréhender le budget nécessaire pour mener à bien ce projet.
Les éléments clés à prendre en compte dans le coût d’un intranet
Pour estimer le budget nécessaire à la création d’un intranet, il convient tout d’abord de prendre en compte plusieurs éléments clés :
- Le choix du logiciel : une multitude de solutions existent sur le marché pour créer un intranet. Elles peuvent être gratuites (open source) ou payantes (propriétaires) avec des tarifs variant en fonction des fonctionnalités proposées et du nombre d’utilisateurs.
- L’hébergement : selon que vous choisirez une solution « on premises » (intranet hébergé sur vos propres serveurs) ou « cloud » (intranet hébergé par un prestataire), le coût pourra varier significativement.
- La personnalisation: pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, il est possible d’adapter l’intranet à vos attentes en termes de design, d’ergonomie et de fonctionnalités. Cette étape peut nécessiter l’intervention d’un prestataire externe et engendrer des coûts supplémentaires.
- La formation : afin que vos collaborateurs puissent tirer pleinement profit de l’intranet, il est important de prévoir un budget pour leur formation à l’utilisation des outils et fonctionnalités mis à leur disposition.
- La maintenance : comme tout système informatique, un intranet nécessite une maintenance régulière pour garantir son bon fonctionnement. Cela peut impliquer des coûts liés au support technique, aux mises à jour du logiciel ou encore à la gestion des sauvegardes et des licences.
Estimation du coût global de création d’un intranet
Il est difficile de donner une estimation précise du coût global d’un intranet tant les solutions disponibles sur le marché sont diverses et les besoins propres à chaque entreprise sont variés. Toutefois, voici quelques repères pour vous aider à évaluer le budget nécessaire :
- Solutions gratuites (open source) : bien qu’elles ne requièrent pas d’investissement initial pour l’acquisition du logiciel, ces solutions peuvent engendrer des coûts indirects liés notamment à l’hébergement, la personnalisation et la maintenance. Par exemple, un intranet créé avec une solution open source telle que Drupal ou WordPress peut représenter un investissement de 5 000 à 15 000 euros, voire plus selon la complexité du projet.
- Solutions payantes (propriétaires) : pour ces solutions, le coût initial d’acquisition du logiciel peut varier entre quelques milliers et plusieurs dizaines de milliers d’euros. À cela s’ajoutent les coûts liés à l’hébergement, la personnalisation, la formation et la maintenance. Dans ce cas, le budget nécessaire pour créer un intranet peut aller de 10 000 à 50 000 euros ou plus.
- Solutions « clé en main » : certaines entreprises proposent des intranets prêts à l’emploi qui incluent l’hébergement, la personnalisation et la maintenance dans un forfait mensuel. Ces solutions peuvent être intéressantes pour les entreprises souhaitant externaliser entièrement leur intranet sans avoir à se soucier des aspects techniques. Le coût de ces solutions varie généralement entre 100 et 500 euros par mois selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs.
Penser au retour sur investissement
Au-delà des coûts liés à la création de l’intranet, il est important de prendre en compte son retour sur investissement (ROI). En effet, un intranet bien conçu et adapté aux besoins de votre entreprise peut générer des économies significatives en termes de temps et d’efficacité dans la communication interne. Par exemple :
- Un accès centralisé aux informations permet de réduire le temps passé à chercher des documents ou des données importantes.
- Les outils de communication et de collaboration intégrés à l’intranet peuvent faciliter les échanges entre collaborateurs et éviter les délais liés aux échanges d’emails.
- La diffusion d’informations en temps réel permet d’améliorer la réactivité et la prise de décision au sein de l’entreprise.
Ces gains de productivité, bien que difficiles à quantifier précisément, sont autant de facteurs qui contribuent à rentabiliser l’investissement réalisé dans la création de l’intranet.
Ainsi, le coût de création d’un intranet dépend de nombreux facteurs tels que le choix du logiciel, l’hébergement, la personnalisation, la formation et la maintenance. Il est donc essentiel de bien définir les besoins et les objectifs de votre entreprise avant de choisir une solution adaptée à votre budget. Enfin, n’oubliez pas que l’intranet doit être perçu comme un investissement à long terme dont le retour sur investissement se fera sentir au fil des années grâce aux gains en efficacité et en productivité qu’il génère.